Não é exagero dizer que existe muito mal-entendido sobre o que um gerente de projetos realmente faz. Gestão de projetos é só preencher quadro kanban e olhar o orçamento, certo?
Errado.
Na Cheesecake Labs, acreditamos que o gerente de projetos é peça central para o fluxo de trabalho e o desenvolvimento de produto darem certo. É ele o tecido conjuntivo que sustenta todo o resto.
Neste post, abrimos a metodologia da Cheesecake Labs para mostrar como e por que priorizamos os gerentes de projeto.
Vamos começar pelo porquê.
Por que levamos gestão de projetos a sério na Cheesecake Labs
Não é novidade que gestão de projetos é crítica no desenvolvimento de software. E um dos ingredientes centrais de uma boa gestão é um gerente de projetos forte. Abaixo estão algumas formas pelas quais esse profissional ajuda o seu time a chegar lá.
Definir o escopo e se ater a ele
No início de um ciclo de desenvolvimento de produto, construímos com você o Statement of Work (ou SOW). O SOW reúne cronograma, orçamento, objetivos, motivações, marcos e mais. É essa base que guia todo o resto do ciclo.
Só que, para o ciclo andar, alguém precisa transformar o SOW em um plano acionável. É aí que entra o gerente de projetos.
Gerentes de projeto experientes pegam todas as suas anotações, requisitos e expectativas e transformam isso em um plano claro, ponto a ponto. Começa por definir o que você quer entregar em cada semana, quebrar isso em tarefas diárias e distribuir essas tarefas e metas semanais entre o time.
Com o projeto detalhado nesse nível, o gerente de projetos consegue traduzir a sua expectativa inicial em uma meta alcançável.
Um bom gerente de projetos reduz risco
O gerente de projetos não é só quem marca reunião. O trabalho dele é manter o projeto inteiro sincronizado, evitando interrupções, atrasos e obstáculos inesperados.
Isso mantém o fluxo de trabalho no rumo. As pessoas certas entram nos momentos certos, e o projeto segue com um ritmo constante de trabalho e de avanço.
Um gerente de projetos confiável equilibra tudo isso porque ele é o ponto central do projeto. Ele sabe tudo o que precisa acontecer, como e quando. Isso permite orquestrar cada peça com precisão, evitando problemas e reduzindo estresse.
Proteger a saúde e o ânimo do time
Por último, o gerente de projetos é peça-chave para proteger a saúde e o ânimo do time. Ele é um ponto de contato constante, alguém a quem recorrer para apoio, conselho e direção.
Não subestime esse ponto. Manter a moral alta é decisivo para o projeto dar certo. Gente que se sente apoiada e engajada produz mais e melhor.
Gerentes de projeto entendem isso e conseguem cuidar de toda a minúcia de um ciclo de desenvolvimento sem perder de vista a necessidade das pessoas.
E tem outro ponto: cliente quer trabalhar com time satisfeito. Manter o seu time bem também ajuda a manter o cliente bem. O que é bom para a moral é bom para o caixa.
Como nossa metodologia entrega isso na prática
É claro que os benefícios listados acima valem pouco se você não consegue colocá-los de pé. Então, como a Cheesecake Labs garante que seus gerentes de projeto tenham condição de entregar isso?
Sem surpresa, usamos ferramentas de Kanban como Atlassian Jira e Microsoft Azure. São boas plataformas e viabilizam todo o trabalho descrito acima. Elas facilitam montar uma linha do tempo de tarefas e casar cada tarefa com uma pessoa do time.
Mas administrar um quadro é só o primeiro passo. Com o projeto todo mapeado, o gerente passa a agir sobre os benefícios que descrevemos. Ele acompanha o progresso de cada um, identifica riscos, resolve problemas, cobre lacunas e aproveita oportunidades.
As cerimônias são onde o gerente de projetos faz diferença
Uma das melhores oportunidades do gerente de projetos está em montar as cerimônias. Elas são importantes para criar um processo de gestão que seja consistente e envolvente.
Essas cerimônias são um espaço para coletar informação, construir relação com as pessoas do time e confirmar que todo mundo está no rumo e motivado.
Estes são os tipos de cerimônia que usamos na Cheesecake Labs. São flexíveis e podem ser ajustados à sua necessidade.
Reuniões diárias com o time interno
As reuniões diárias são check-ins curtos, no começo ou no fim do dia de trabalho. Nelas, a gestão do projeto entende como cada pessoa está, no que ela está trabalhando e se apareceu algum obstáculo.
Além de dar suporte emocional, é um ótimo espaço para o gerente de projetos perceber se alguém está ficando para trás ou precisa de ajuda com um problema difícil. Sem essas reuniões, é fácil alguém atrasar em silêncio, o que gera lentidão inesperada lá na frente.
Reuniões semanais de acompanhamento com o cliente
Os gerentes de projeto da Cheesecake Labs também conduzem reuniões semanais de acompanhamento. São relatos de progresso feitos cara a cara, no fim de cada semana, para manter o cliente a par de como o projeto está andando em relação à expectativa inicial.
São reuniões para mostrar demos, avanço de desenvolvimento e qualquer outro progresso tangível que exista. Elas também deixam claro o que o cliente pode esperar ver no encontro seguinte.
Reuniões de projeto com o cliente a cada duas semanas
Também garantimos reuniões em que a gestão do projeto e o cliente ou o sponsor discutem o quadro geral do ciclo de desenvolvimento. A pauta pode incluir consumo de orçamento versus progresso, oportunidades, riscos, limitações, requisitos e objetivos.
Reuniões de projeto acontecem, claro, no início do ciclo de desenvolvimento, mas vale repetir a conversa com o cliente sempre que um marco relevante for atingido.
Em geral elas acontecem a cada duas semanas e servem para tratar das mudanças de escopo e de objetivo que aparecem naturalmente conforme o projeto toma forma.
Retrospectivas para manter o rumo
Todo mês, nossos gerentes de projeto se reúnem com o time interno para uma retrospectiva. Nela, refletimos sobre o que foi e o que não foi entregue, quão efetiva cada pessoa foi, o que dá para melhorar e aprender, e assim por diante.
Essas reuniões são valiosas porque permitem retrabalhar o fluxo do projeto sem mudar escopo nem cronograma. Ao reconhecer e analisar os “aprendizados e insights”, você evita repeti-los. Da mesma forma, você enxerga o que foi bem e toma medidas para ampliar isso. O time inteiro precisa estar presente na retrospectiva.
Mentoria individual quando necessário
Na Cheesecake Labs, preferimos times de no máximo dez pessoas. Isso equilibra produtividade com a capacidade de atenção do gerente de projetos.
Uma vez por mês, o gerente de projetos conversa individualmente com cada pessoa do time em uma sessão de mentoria. Ela pode tratar do progresso naquele projeto, mas costuma ir além e endereçar objetivos mais profundos.
Nesses encontros individuais, nosso gerente de projetos fala de metas de carreira, crescimento e produtividade. É um espaço de apoio e orientação de verdade, que fortalece a relação dentro do time e ao mesmo tempo estimula a produtividade.
Absorver mudança com experiência, não com improviso
Quando você investe em gestão de projetos, o retorno aparece com folga. Você forma gente que aguenta o tranco, que lida bem com gestão de mudança e que desenvolve esse mesmo repertório no restante do time.
Na Cheesecake Labs, aplicamos essas estratégias em todos os nossos projetos. O que nos diferencia é estar junto em cada etapa, o que gera resultado para o cliente, para o gerente e para cada pessoa do time.
